Administratie slimmer aanpakken: onze favoriete tools voor ondernemers

Met de juiste tools kun je je administratie stroomlijnen, projecten beter beheren en communicatie vlotter laten verlopen. Onze administratieve medewerkers, HR experts en marketing goeroes delen graag hun favoriete hulpmiddelen om jouw werkdag makkelijker te maken!  

We delen deze tools voor ondernemers enkel met jou omdat we er zelf mee gewerkt hebben en ze daarom aanraden. Uiteraard zijn er nog veel meer handige tools. Mogen we een bepaalde tool zeker niet missen, die jij graag gebruikt? Laat het weten via ons contactformulier! 

Tools voor facturatie & boekhouding 

Zorg voor een vlotte facturatie en houd je boekhouding overzichtelijk met deze tools: 

✔ Billit – Een digitaal facturatieplatform waarmee je facturen automatisch kunt laten verwerken en koppelen aan je boekhouding. Handig voor zowel kleine als grote bedrijven. 

✔ Yuki – Een geavanceerd boekhoudplatform dat je helpt om alle financiële processen te automatiseren en papierloos te werken. 

✔ Exact – Een complete boekhoudsoftware die vooral populair is bij grotere bedrijven en accountantskantoren vanwege de uitgebreide functionaliteiten. 

✔ Eenvoudig factureren – Zoals de naam al zegt, een eenvoudige tool om snel en overzichtelijk facturen te maken, ideaal voor zelfstandigen. 

✔ On Fact – Een online facturatieprogramma voor kleine ondernemers met functies zoals offertes maken, facturen opstellen en automatische herinneringen versturen. 

✔ Billtobox – Een digitale boekhoudoplossing waarmee ondernemers en accountants eenvoudig facturen kunnen versturen, ontvangen en beheren. 

✔ Docusign – Een tool om gemakkelijk documenten digitaal te (laten) ondertekenen.  

Let op: wees steeds alert voor phishing bij digitale facturatie of e-signing. 

Ben je op zoek naar een facturatietool die eenvoudig koppelt met Peppol? Of wil je je huidige tool integreren met Peppol? Wij adviseren je graag. 

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht. 

Tools voor projectmanagement & workflow 

Houd je taken, deadlines en projecten perfect op orde met deze organisatietools: 

✔ Monday & Asana – Twee populaire tools om je workflow te organiseren en taken op een overzichtelijke manier te beheren. Ideaal voor teams en freelancers. 

✔ Trello – Een visueel projectmanagementsysteem met borden en kaarten, handig voor brainstormsessies en takenlijsten. 

✔ Teamleader – Combineert CRM, projectbeheer en facturatie in één platform, waardoor je administratie en sales beter op elkaar aansluiten. 

✔ Notion – Een flexibele tool die je kunt gebruiken als notitie-app, kennisdatabase en projectmanagementplatform. 

✔ Google Calendar – Voor al je agenda’s en planningen. 

✔ Calendly – Laat klanten makkelijk zelf afspraken boeken. 

Het opzetten van deze tools vergt soms een investering in tijd en kennis, maar het gebruik ervan bespaart je veel chaos, brengt rust en structuur. De experts van Freelance Office helpen jou hier graag bij! Al vanaf 1u/week. 

Tools voor loon verwerking, urenregistratie & HR 

Maak je HR-processen makkelijker en zorg voor een vlotte loonadministratie: 

✔ Officient – Gebruiksvriendelijke HR-tool om personeelsadministratie te centraliseren en te automatiseren. 

✔ Easypay – Een uitgebreide software voor loonverwerking en personeelsbeheer, geschikt voor bedrijven van elke grootte. 

✔ Odoo – Een complete ERP-oplossing met modules voor HR, boekhouding, voorraadbeheer en meer. 

✔ Clockify – Een gratis tool voor tijdregistratie waarmee teams en individuen eenvoudig hun uren kunnen bijhouden, projecten beheren en productiviteit analyseren. 

Wist je dat Freelance Office een e-book vol handige HR tips en tricks heeft? 
In dit gratis e-book ontdek je:  

→ Welk sociaal secretariaat het best bij jou past.  

→ Hoe je tijd bespaart door HR-taken te automatiseren. 

→ Hoe je jouw team motiveert en laat groeien. 

Tools voor communicatie & samenwerking 

Snel en overzichtelijk communiceren? Houd je team op één lijn en werk met deze tools efficiënt samen, waar je ook bent: 

✔ Slack – Een communicatieplatform waar teams in verschillende kanalen kunnen samenwerken en snel kunnen chatten. 

✔ Microsoft Teams – Perfect voor videomeetings, chatten en het delen van documenten binnen bedrijven. 

✔ Google Drive & SharePoint – Twee tools voor het veilig opslaan, delen en samenwerken aan documenten in de cloud. 

Marketingtools & creatieve tools 

Als bedrijf kan je niet meer buiten een website, visitekaartje en social media heen. Maak indruk met deze tools voor professionele visuals, websites en e-mailcampagnes: 

✔ Canva – Een gebruiksvriendelijke ontwerptool voor het maken van visuals, presentaties, huisstijl, logo’s, videobewerking en social media posts. 

✔ Mailchimp – Dé tool voor e-mailmarketing, waarmee je eenvoudig nieuwsbrieven en campagnes kunt versturen. 

✔ Webhero websites – Een tool voor ondernemers waarmee je eenvoudig zonder technische kennis jouw eigen website beheert en SEO vriendelijk maakt. 

✔ Wordpress websites – Een gebruiksvriendelijk contentmanagementsysteem (CMS) waarmee je eenvoudig websites kunt bouwen en beheren.   

✔ HubSpot – Een CRM- en marketingautomatiseringstool waarmee je klantrelaties en campagnes kunt beheren. 

✔ CapCut – Een gratis en eenvoudige videobewerkingstool, ideaal voor social media content. 

✔ Ilovepdf.com – Makkelijk gratis PDF’s bewerken of omzetten in Word of Powerpoint bestanden.  

Met de juiste tools bespaar je tijd, werk je efficiënter en creëer je meer overzicht. 

Nog een laatste tip: kies wat bij je past 

Tools moeten voor jóu werken, niet omgekeerd. Ga op zoek naar tools die: 

→ Je écht tijd besparen. 

→ Makkelijk integreerbaar zijn. 

→ Veilig en GDPR-proof zijn. 

→ Schaalbaar zijn naarmate je groeit. 

Niet zeker welke tools bij jouw onderneming passen? Wij bekijken samen waar jij vandaag tijd kan winnen en hoe je slimmer kan werken. We hopen je alvast op weg te hebben geholpen met dit overzicht aan tools voor ondernemers!

Over Freelance Office 

Freelance Office ondersteunt ondernemers flexibel vanaf 1 uur per week met: 

→ Administratie 

→ HR-management & HR-recruitment 

→ Office management 

Wij koppelen de juiste expert aan jouw vraag, tijdelijk of structureel. Vervanging nodig bij zwangerschapsverlof, ziekte of piekperiodes? Wij denken graag met je mee. 

Melissa, Leslie, Saartje en Anne Mie staan klaar om je verder te helpen. 

28 april 2025