Leer beter plannen met de Eisenhower matrix!
Dit is hoe jij beter leert plannen met de 4 kwadranten van de Eisenhower Matrix!
Moeite om alle taken gedaan te krijgen als ondernemer, omdat er zoveel urgente zaken jouw aandacht vragen? Onze tip: gebruik de Eisenhower Matrix om beter te plannen!
Wij hebben voor jou een kort maar krachtig overzicht gemaakt + wat voorbeelden uit de praktijk om je op weg te helpen!
Kwadrant 1: Belangrijk én urgent
Doe het nu!
Taken die directe aandacht vereisen voer je diezelfde dag uit.
Voorbeelden:
Deadline voor een projectvoorstel vandaag.
Een klant heeft een dringend probleem dat moet worden opgelost om de klant tevreden te houden.
De bedrijfsserver is uitgevallen en moet direct hersteld worden.
Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet urgent
Plan het in!
Taken die essentieel zijn maar niet meteen af moeten, plan je een tijdsblok voor later in.
Voorbeelden:
- Lange termijn strategische planning.
- Een presentatie voor over 2 weken voorbereiden.
- Volgen van een training ter persoonlijke ontwikkeling (binnen een maand).
Kwadrant 3: Urgent, maar niet belangrijk
Delegeer het!
Taken die snel af moeten, maar niet door jou, kun je uitbesteden aan anderen (Freelance Office experts doen dit al vanaf 1u/week).
Voorbeelden:
Beantwoorden van routine-e-mails.
Online customer service.
Routine-administratie.
Kwadrant 4: Niet belangrijk, en niet urgent:
Elimineer het of automatiseer het!
Taken die weinig tot geen waarde toevoegen.
Voorbeelden:
Niet-productieve vergaderingen (zonder agenda).
Social media afleidingen.
E-mails die automatisch gefilterd of gesorteerd kunnen worden, bijv. doorregels in te stellen om e-mails automatisch te sorteren.
Hoe ga je aan de slag met deze kwadranten van de Eisenhower Matrix?
Begin met het maken van een lijst van je taken: Schrijf alles op wat je moet doen, zonder te beoordelen.
Categoriseer elke taak: Bepaal voor elke taak of deze belangrijk en/of urgent is, en plaats deze in het juiste kwadrant.
Prioriteer je taken: Begin met het afhandelen van taken in Kwadrant 1, plan tijd voor taken in Kwadrant 2, delegeer taken in Kwadrant 3, en elimineer taken in Kwadrant 4.
Blijf regelmatig evalueren: Beoordeel en update je Eisenhower matrix regelmatig om ervoor te zorgen dat je je tijd effectief blijft beheren.
Voor jouw gemak hebben we deze blogpost in een overzicht gezet, sla de afbeelding op om er later nog naar terug te kijken!
Om te concluderen, de Eisenhower matrix helpt je beter te plannen door taken te prioriteren op basis van urgentie en belangrijkheid, zodat de taken die jouw bedrijf helpen groeien niet ondergesneeuwd raken.
Merk je dat je wel wat ondersteuning kan gebruiken in het maken van planningen? Of heb je taken die je liever zou willen uitbesteden? Kom dan met ons in contact, Freelance Office staat voor je klaar als jouw all-round administratieve hulp!
29 november 2024
