Ondernemers vakantie checklist

Met een gerust hart op vakantie? Zo bereid jij je bedrijf slim voor, met of zonder tijdelijke vervanging

Als ondernemer weet je hoe lastig het is om écht los te laten. Klanten blijven bellen, projecten lopen door, en voor je het weet lig je met je hoofd nog in je mailbox terwijl je voeten al in het zand staan. Herkenbaar? 

Gelukkig kun je veel doen om met een gerust hart op vakantie te gaan. Deze vakantie checklist helpt je stap voor stap op weg. En waar jij taken wilt loslaten, staat Freelance Office klaar als tijdelijke vervanging tijdens verlof. 

 1. Plan slim, niet last minute 

Je voorbereiding begint al vér voor je met verlof bent.  

1. Zet je afwezigheid vroegtijdig in je agenda en blokkeer nieuwe afspraken tijdens die periode.  
2. Plan deadlines voor projecten verstandig in en voorkom last-minute stress vlak voor je verlof. Maak belangrijke taken op tijd af of plan ze in voor na je vakantie. Liefst niet de dag ná je verlof . 

✨ Tip van Freelance Office: Wij kunnen jou helpen met het uitsturen van klantmails of het verschuiven van afspraken in je agenda. Ook kunnen wij dienen als jouw tijdelijke contactpersoon. Geen stress, wel overzicht. 

2. Regel tijdelijke vervanging of back-up (ook mentaal) 

Zelfs de meest zelfstandige ondernemer heeft soms een vangnet nodig. Regel indien nodig tijdelijke vervanging tijdens je verlof en kies iemand om als jouw contactpersoon te dienen als klanten vragen hebben. 

1. Wijs een back-up aan: bijvoorbeeld een collega, VA of extern aanspreekpunt. 
2. Documenteer belangrijke informatie die jouw tijdelijke vervanger nodig heeft, zoals: inlogcodes, processen, klantvoorkeuren, etc. 
3. Werk met online tools voor samenwerking en toegang op afstand (hier komen we later nog op terug). 
4. Spreek met je vervanger af waar ze jou voor mogen bereiken, of waar de vervanger zelf een oplossing voor moet zoeken. 

Wij springen regelmatig tijdelijk in als virtual assistant of klantcontact tijdens vakanties. Terwijl jij op vakantie bent, blijft je omzet stabiel dankzij de continuïteit en opvolging die Freelance Office garandeert. Onze klanten hebben zelfs aangegeven dat ze met onze hulp meer kunnen ontspannen tijdens hun verlof. 

3. Verdwijn niet zomaar van de aardbol 

Heldere communicatie voorkomt frustratie, aan beide kanten. Jij wordt minder gestoord tijdens je verlof en je klanten weten wanneer jij terug bent om hun bericht te beantwoorden of wie ze moeten bereiken in de tussentijd. 

1. Stel een out-of-office in die professioneel én persoonlijk is. Niet vergeten: geef hierin ook aan wie bereikbaar is bij spoed. 
2. Informeer je vaste klanten: wanneer ben je weg en wanneer ben je terug bereikbaar? 
3. Overweeg een korte nieuwsbrief of social media post als je een grotere groep wilt informeren. 

Om je op weg te helpen hebben we hier 3 leuke out-of-office berichten gezet die je kan kopiëren en plakken!

4. Zorg dat de financiën op orde zijn 

Niet onbelangrijk. Niets is zo onrustig als onbetaalde facturen tijdens je vakantie. Regel dit: 

1. Verstuur alle openstaande facturen vooraf. 
2. Plan automatische betalingen in. 
3. Check of je cashflow toereikend is voor de tijd dat je offline bent. 
4. Check of alle aangiftes geregeld zijn. 

Wij kunnen ook je administratie of boekhouding tijdelijk monitoren, zodat jij echt loskomt van je financiële zorgen. Ook kunnen wij facturen betalen en offertes uitsturen. 

 5. Automatiseer waar je kunt 

We noemden net al automatische betalingen, maar er bestaan steeds meer tools voor automatiseringen. Laat technologie voor je werken terwijl jij offline bent!  

1. Plan social media posts of nieuwsbrieven vooruit. 
2. Zet automatische e-mails of funnels klaar. Ook chatbots zijn tegenwoordig erg handig. 
3. Stel de juiste instellingen in waarmee je mailbox gefilterd wordt, zodat je bij terugkomst makkelijker door je mail kunt gaan op basis van prioriteit. 

De experts van Freelance Office helpen je graag met het inplannen van content of het instellen van slimme automatiseringen. 

6. Denk ook aan de technische voorbereiding 

Een goede voorbereiding voorkomt kopzorgen. Bijvoorbeeld: als je hebt afgesproken met een vervanger dat jouw inkomende mails naar hun mailbox worden doorgestuurd, is het handig om dit van tevoren even te testen. 

1. Maak back-ups van belangrijke bestanden. 
2. Zorg voor veilige toegang op afstand (indien nodig).  
3. Test van tevoren samen met je tijdelijke vervanger/contactpersoon of de toegang die ze nodig hebben wel werkt, veel mailboxen en andere tools hebben tegenwoordig tweestapsverificatie ter beveiliging.  

7. Vergeet jezelf niet 

Last but not least: een uitgeruste ondernemer is goud waard voor z'n bedrijf. Bedenk voor jezelf in hoeverre je wil werken tijdens je verlof. Wil jij complete stilte, of vind je het niet erg een uurtje achter de laptop te werken? Hier hebben we alvast wat handige tips: 

1. Besluit vooraf of je werkmail wel of niet opent. 
2. Zet meldingen uit. Je móet niet meteen reageren. 
3. Maak ruimte voor rust: lees, wandel, spendeer tijd met familie of vrienden, laad op! 
   

Bonus: terugkomen zonder overweldigd te raken 

Nog wat handige tips om niet direct overspoeld te worden met zorgen na je verlof: 

• Plan een rustige opstartdag na je vakantie. 

• Begin niet in je inbox, maar bij je prioriteiten. 

• Kijk terug: wat werkte goed, en wat geef je de volgende keer nóg eerder uit handen? 

Laat je bedrijf even los, wij regelen het wel 

Freelance Office helpt ondernemers zoals jij bij tijdelijke ondersteuning, planning, communicatie en klantbeheer.
Ga je binnenkort op vakantie? Denk vooruit en gun jezelf echte rust. Wij zorgen dat alles doorgaat. 

➡️ Vervanging zomer gezocht? Neem contact op vóór je vertrek, dan regelen we samen jouw perfecte out-of-office plan.  

16 juni 2025