Vacature Office Manager/Personal Assistant
Vacature Office Manager/Personal Assistant voor zowel Freelance Office als voor onze klanten. Job met veel variatie en flexibiliteit. Vast in dienst half- of voltijds.
Wat verwachten we van jou
- Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en kan werken met deadlines.
- Vlotte communicatie in het NL is een must.
- Je bezit de nodige commerciële flair, administratieve skills en je bent nauwkeurig.
- Je neemt graag initiatief maar ook ben je diplomatisch, discreet en communicatief sterk.
- Je beschikt over een no-nonsense mentaliteit en bent organisatorisch gedreven: je werkt zelfstandig, oplossingsgericht en proactief.
- Je bent gestructureerd, maar kan flexibel omgaan met veranderingen.
- Je hebt een degelijke kennis van Office (Word, Excel, Outlook).
- Je hebt ervaring met een soortgelijke functie als office manager / personal assistant.
- Je bent positief ingesteld, dynamisch en hebt nood aan een afwisselende job met verantwoordelijkheid.
Jobgerelateerde competenties
- Je beheert zowel de werk- als privé agenda van de directie en helpt proactief mee aan een vlotte dagindeling daar waar nodig. Je biedt alle nodige ondersteuning hiervoor op organisatorisch, en administratief vlak. Je hebt voldoende notie om de juiste prioriteiten te leggen.
- Door je positivisme en enthousiasme zorg je voor een aangename sfeer op kantoor en met je maturiteit en discretie handel je alle administratie correct en vlot af.
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke organiseren
- Je verwerkt telefoon en mailverkeer en je staat klanten op een enthousiaste, professionele manier te woord.
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen - de leveringen controleren
- Prospecties uitvoeren (mailingen sturen, profielen zoeken op LinkedIn, ...)
- De activiteit gegevens noteren en de verkoop registreren
- Briefwisseling
- Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
- Aanwezigheid tijdens een event, assistentie, begeleiding en ondersteuning bieden op het event of meeting.
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
- Telefonische oproepen aannemen - doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners - een boodschap noteren
- Je toont initiatief en je doet verbetervoorstellen.
- Je zorgt voor een vlekkeloze organisatie van a tot z.
Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Digitaal denken
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid
Aanbod
- Een leuk team
- Uitdaging en afwisseling. Elke dag brengt nieuwe uitdagingen en vragen
- De kans om jouw kennis toe te passen én uit te breiden + te groeien in een startend bedrijf
- Een marktconform salarispakket
Interesse?
Mail nu je CV samen met motivatiebrief naar Saartje@freelanceoffice.be of upload het hier op onze website.
Wil je na het lezen van deze vacature Personal assistant/Office Manager meer weten over de diensten van Freelance Office?
