Privacy policy

Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op 22/09/2026

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer je onze website bezoekt of contact met ons opneemt, waarom wij dat doen, hoelang wij ze bijhouden en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Freelance Office BV, handelend onder de handelsnaam Freelance Office 

• Maatschappelijke zetel: Nederblok 46a, 3212 Pellenberg, België
• Ondernemingsnummer / btw:  BE755.999.291
• E-mail: info@freelanceoffice.be
• Telefoon:  +32 4 69 67 50 02

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in dit beleid worden beschreven. Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan te stellen. Voor alle vragen over dit beleid kan je terecht op info@freelanceoffice.be

2. Wanneer dit beleid van toepassing is

Dit beleid geldt voor:

• bezoekers van www.freelanceoffice.be en de subpagina's daarvan;
• personen die ons contacteren via het contactformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp;
• personen die een afspraak boeken via onze website;
• inschrijvers op onze nieuwsbrief;
• contactpersonen bij onze klanten, prospecten en leveranciers.

Dit beleid geldt niet voor persoonsgegevens die wij verwerken in opdracht van onze klanten — bijvoorbeeld de gegevens in de Odoo-database, het CRM of de advertentieaccounts van een klant. Daar treden wij op als verwerker en bepaalt onze klant de doeleinden en middelen. Voor die verwerkingen geldt het privacybeleid van de betrokken klant en de verwerkersovereenkomst die wij met hem sloten.

3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grond

3.1 Contactformulier, e-mail, telefoon en WhatsApp

• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, onderwerp, inhoud van je bericht en alles wat je ons verder spontaan meedeelt.
• Doel: je vraag beantwoorden, een offerte opmaken en de contactgeschiedenis bijhouden.
• Rechtsgrond: uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6.1.b AVG); voor zuiver informatieve vragen ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verzorgen (art. 6.1.f AVG).
• Bewaartermijn: tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie uit ontstaat.

3.2 Kennismaking of andere meeting boeken

• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, gekozen tijdstip en eventuele toelichting.
• Doel: de afspraak inplannen, bevestigen en voorbereiden.
• Rechtsgrond: stappen voorafgaand aan een overeenkomst op jouw verzoek (art. 6.1.b AVG).
• Bewaartermijn: tot 2 jaar na de afspraak.

3.3 Nieuwsbrief

• Gegevens: e-mailadres, voornaam (indien opgegeven), en of en wanneer je onze mails opent of aanklikt.
• Doel: onze maandelijkse nieuwsbrief met tips over Odoo versturen en de relevantie ervan opvolgen.
• Rechtsgrond: jouw toestemming (art. 6.1.a AVG). Ben je al klant, dan mogen wij je op grond van artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht informeren over gelijkaardige diensten, met steeds de mogelijkheid je uit te schrijven.
• Bewaartermijn: tot je je uitschrijft, met een bewaring van het uitschrijfverzoek zelf om je keuze te kunnen respecteren.
• Intrekken: onderaan elke e-mail staat een uitschrijflink. Uitschrijven is gratis en heeft geen gevolgen voor onze dienstverlening.

3.4 Klanten- en leveranciersbeheer

• Gegevens: identificatie- en contactgegevens van de contactpersonen, functie, facturatiegegevens, contractdocumenten en correspondentie.
• Doel: de overeenkomst uitvoeren, factureren, boekhouden en de relatie opvolgen.
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en het nakomen van onze wettelijke verplichtingen inzake boekhouding en btw (art. 6.1.c AVG).
• Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de samenwerking en nadien conform de wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige stukken (in beginsel 7 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar).

3.5 Prospectie in een professionele context

• Gegevens: professionele contactgegevens (naam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf), afkomstig uit publieke bronnen, zakelijke netwerken, beurzen of eerder contact.
• Doel: bedrijven benaderen waarvoor onze dienstverlening relevant kan zijn.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij direct marketing in een B2B-context (art. 6.1.f AVG, overweging 47 AVG). Wij benaderen enkel professionele contacten, met een duidelijke afmeldmogelijkheid in elk bericht.
• Bewaartermijn: tot 2 jaar na het laatste zinvolle contact, of onmiddellijk na een verzet.
• Jouw recht: je kan je op elk moment kosteloos verzetten via info@freelanceoffice.be. Wij zetten je dan op onze uitsluitingslijst.

3.6 Websitebezoek, statistieken en advertenties

• Gegevens: IP-adres (doorgaans verkort of gepseudonimiseerd), apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's, klik- en scrollgedrag, herkomstbron en campagneparameters, geografische regio bij benadering, en identificatoren die door cookies of vergelijkbare technieken worden geplaatst.
• Doel: de website technisch laten werken en beveiligen, het gebruik ervan meten en verbeteren, en de doeltreffendheid van onze advertenties opvolgen.
• Rechtsgrond: voor strikt noodzakelijke cookies ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website (art. 6.1.f AVG). Voor alle andere cookies en trackers, inclusief statistieken, geldt jouw toestemming (art. 6.1.a AVG), gevraagd via onze cookiebanner.
• Meer informatie: zie ons Cookiebeleid, met de volledige lijst van cookies en hun bewaartermijnen.

3.7 Sollicitaties

• Gegevens: cv, motivatiebrief, contactgegevens en wat je ons verder bezorgt.
• Doel: je kandidatuur beoordelen.
• Rechtsgrond: stappen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
• Bewaartermijn: tot 6 maanden na afsluiting van de procedure, of langer mits jouw toestemming voor een wervingsreserve.

4. Wij verplichten je nooit gegevens te geven

Je bent nooit verplicht ons gegevens te bezorgen. Zonder bepaalde gegevens kunnen wij je vraag echter niet behandelen, geen offerte opmaken of geen afspraak inplannen. De velden met een sterretje in onze formulieren zijn de gegevens die wij minimaal nodig hebben.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze enkel met:

6. Hoe wij je gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer met individuele accounts en tweefactorauthenticatie waar mogelijk, beperking van toegang tot wie ze nodig heeft, geheimhoudingsverbintenissen voor medewerkers en onderaannemers, en back-ups. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; komt het toch tot een inbreuk met een risico voor jouw rechten, dan melden wij dit aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar vereist, aan jou.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering berusten.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in de gegevens die wij over jou verwerken en er een kopie van te ontvangen;
• verbetering te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing te vragen ("recht op vergetelheid"), binnen de grenzen van de wet;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere partij, wanneer de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst en geautomatiseerd verloopt;
• bezwaar te maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten, en altijd en zonder motivering tegen direct marketing;
• je toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop berust, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Hoe uitoefenen: stuur een e-mail naar info@freelanceoffice.be. Wij antwoorden binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij je dat tijdig weten. Bij twijfel over je identiteit kunnen wij bijkomende informatie vragen.

Klacht indienen: ben je niet tevreden met onze reactie, dan kan je klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je kan je ook wenden tot de rechtbank.

9. Wijzigingen aan dit beleid

Wij passen dit beleid aan wanneer onze verwerkingen of de regelgeving wijzigen. De versie en de datum bovenaan geven aan wanneer het laatst werd bijgewerkt. Bij een wijziging die je wezenlijk raakt, brengen wij je actief op de hoogte.

Freelance Office BV — Freelance Office — BE755.999.291  — info@freelanceoffice.be